1.1 Xref Limited, sammen med andre medlemmer av gruppen ("Xref", “vi”, oss”, “vår”) tar sitt ansvar etter personvernlovgivningen på alvor.
1.2 Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi brukerne av våre tjenester (“brukere”, “du”, “deg”) en tydelig oppsummering av hvordan vi bruker informasjonen vi mottar og hvordan Xref overholder de aktuelle personvernlover, som dekker de følgende områder:
Del 2: Kategorier av brukere
Del 3: formål med innhenting og utlevering for hver kategori brukere
- Alle brukere
- Representanter for arbeidsgivere
- Kandidater
- Referansepersoner
Del 4: Markedsføring og analyse
Del 5: Sikkerhet og oppbevaring
Del 6: Deling av opplysninger over landegrenser
Del 7: Eksport utenfor EØS-området
Del 8: Hvordan kontakte oss og dine rettigheter
Del 9: Cookies (informasjonskapsler)
Del 10: Endringer av denne personvernerklæring
2.1 Det er 3 kategorier brukere:
(a) Representanter for arbeidsgivere (dvs. representanter for virksomheter som engasjerer Xref til å bistå dem med å ansette kandidater, omtalt som arbeidsgivere);
(b) Kandidater (dvs. de som vi bistår med å koordinere søknadsinformasjon og referanser for potensielle nye jobber hos arbeidsgivere); og
(c) Referansepersoner (dvs. de som vi kontakter etter anmodning fra en kandidat I forbindelse med innhenting av en referanse om kandidaten for en arbeidsgiver).
3.1 I denne delen legger vi frem vi først den personlige informasjonen vi samler inn for alle brukere som vi er behandlingsansvarlig for (dvs. som Xref bestemmer hvordan skal brukes innenfor rammen av denne personvernerklæringen uten henvisning til arbeidsgiveren). Deretter behandler vi informasjonen vi samler inn som databehandler på vegne av arbeidsgiveren, som da er behandlingsansvarlig for denne informasjonen (dvs. som vi bare oppbevarer og behandler som angitt av arbeidsgiveren). I forhold til begge kategoriene behandler vi:
Vennligst vær oppmerksom på at dette ikke er en beskrivelse av arbeidsgivers bruk av personopplysninger. Arbeidsgiver er ansvarlig for å sørge for sin egen personvernerklæring for slik bruk.
3.2 Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR ) er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle informasjonen, og disse er angitt ved siden av hvert formål hvor vi er behandlingsansvarlig. Mer informasjon om juridiske grunnlag finnes i Bilag A
3.3 Informasjon vi innhenter fra alle brukere
(a) Personopplysninger vi innhenter
(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger
Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg.
(c) Formålet med bruken og utlevering
Vi behandler dine personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:
For at tredjeparter under vår kontroll kan bistå oss med levering av tjenester Vi kan utlevere dine personopplysninger til våre tjenesteleverandører, underleverandører, agenter, rådgivere (for eksempel juridiske, økonomiske, forretningsmessige eller andre rådgivere) og andre foretak i Xref-gruppen som utfører aktiviteter på våre vegne, og som alltid underlagt hensiktsmessige sikkerhetstiltak. Mer bestemt, vi kan utlevere kontaktinformasjon om kandidater til tredjeparter under vår kontroll der en arbeidsgiver har bedt om identitetsbekreftelsestjenester
3.4 Arbeidsgivers representanter
(d) Formålet med bruken og utlevering
Vi behandler også personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:
For markedsføringsformål for å sende deg tilbud og markedsføringsmateriale om Xref og Xrefs leverandører og samarbeidspartneres produkter og tjenester via e-post eller SMS, og når det er påkrevet etter loven, vil vi be om ditt samtykke før vi utfører slik markedsføring. Hvis du ikke ønsker å motta markedsføringsmateriale fra Xref, kan du bruke avmeldingsfunksjonen i markedsføringsmaterialet, eller ta kontakt med personvernsansvarlig for å gi oss beskjed.
Rettslig grunnlag: samtykke, legitim interesse (for å holde deg oppdatert med nyheter om våre tjenester)
3.5 Kandidater
(a) Personopplysninger vi innhenter
I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende tilleggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.
Den behandlingsansvarlige skal sikre at det foreligger tilstrekkelig behandlingsgrunnlag i tråd med personvernforordningen artikkel 6 nr. 1. I den grad det behandles særlige kategorier av personopplysninger, må det foreligge tilstrekkelig behandlingsgrunnlag i tråd med personvernforordningen artikkel 6 nr. 1. og artikkel 9 nr. 2.
Det vises til personvernerklæring til den behandlingsansvarlige hva gjelder behandlingen av personopplysninger og særlige kategorier av personopplysninger.
(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger (inkludert personopplysninger fra dine valgte referanser)
Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte når du gir opplysninger til oss om dine referanser, men innhenter også personopplysninger om deg fra din potensielle arbeidsgiver og dine referansepersoner.
Som kandidat antar vi at du har uttrykkelig samtykke fra dine referansepersoner til å gi deres navn og kontaktinformasjon (inkludert e-postadresse) til oss slik at vi kan kontakte dem på vegne av deg for å få en referanse om deg som vil overleveres til arbeidsgiveren som er interessert i å ansette deg. Hvis du ikke har slikt samtykke, vennligst ikke gi deres kontaktinformasjon til oss.
(c) Formål og utlevering
Med unntak for hva som er angitt under avsnittet for alle brukere over, behandler vi dine personopplysninger på vegne av din potensielle arbeidsgiver. Ved å tilby våre tjenester til den potensielle arbeidsgiveren, bruker vi dine opplysninger til å kommunisere med deg, organisere søknadsinformasjon, koordinere referanser, bekrefte identiteten din og svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler om våre tjenester. Vi har behov for å utlevere dine personopplysninger til arbeidsgiveren, som vil være en kunde av Xref, som vil ha bedt oss om å innhente referanser i tilknytning til deres potensielle ansettelse av deg. Arbeidsgiverens behandling av slike personopplysninger vil være underlag underlagt arbeidsgiverens personvernerklæring eller retningslinjer.
3.6 Referansepersoner
(a) Personopplysninger vi samler inn
I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende tilleggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.
● Informasjon om ansettelsesforhold: inkludert din stilling, navnet på virksomheten hvor du er eller var ansatt samtidig som kandidaten, og datoene som dekker den aktuelle referensperioden for kandidaten. I tillegg kan vi hente inn din nåværende jobbtittel, din nåværende organisasjon og ditt nåværende arbeidssted, men bare hvis du samtykker i at vi gjør det.
(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger
Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte
Men innhenter også personopplysninger om deg fra kandidater som har bedt deg om en referanse.
(c) Formål og utlevering
Med unntak for hva som er angitt under avsnittet for alle brukere over, behandler vi dine personopplysninger på vegne av den (potensielle) arbeidsgiver til kandidaten som har bedt deg om en referanse. Ved å tilby våre tjenester til arbeidsgiveren, bruker vi dine opplysninger til å kommunisere med deg, koordinere dine vurderinger av kandidaten bekrefte identiteten din og svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler om våre tjenester, og hvor du har samtykket i å bli kontaktet av en potensiell arbeidsgiver, vil vi bruke informasjonen din i vår analyseplattform, People Search. Vi har behov for å utlevere dine personopplysninger til den potensielle arbeidsgiveren, som vil være en kunde av Xref, som har bedt oss om å innhente referanser fra deg om kandidaten. Arbeidsgiverens behandling av slike personopplysninger vil være underlagt arbeidsgiverens personvernerklæring eller retningslinjer.
Til markedsføringsformål Vi bruker i noen tilfeller navn, e-post, adresse og kontaktdetaljer for å sende deg mer informasjon og markedsføringsmateriale om Xref og produkter og tjenester fra Xrefs leverandører og partnere via e-post, telefon eller SMS, og hvis loven krever det, ber vi om samtykke før vi markedsfører på denne måten. Hvis du ønsker å ikke motta markedsføringsmateriale som er sendt av Xref, kan du når som helst melde deg av i markedsføringsmaterialet eller kontakte vårt personvernombud for å gi beskjed.
4.1 Når du besøker nettstedet vårt, kan vi samle inn data om aktivitetene dine som ikke identifiserer deg personlig eller direkte. Denne informasjonen kan omfatte innholdet du ser, datoen og klokkeslettet du ser på dette innholdet, produktene du kjøper, eller stedinformasjonen som er tilknyttet IP-adressen din. Vi bruker informasjonen vi samler inn for å gi deg mer relevante annonser (også kalt «Omadressering»). Vi samler inn informasjon om hvor du så annonsene vi gir deg og hvilke annonser du har trykket på. Du kan velge bort den automatiske innsamlingen av informasjonen ved å endre innstillingene i nettleseren din. De fleste annonseringsnettverk tilbyr deg også muligheten til å velge bort målrettet annonsering. For mer informasjon kan du besøkehttp://www.aboutads.info/choices/ eller http://www.youronlinechoices.com.
4.2 Vi kan bruke brukernes informasjon til informasjonsanalyse, blant annet for å skape innsikt, rapporter og andre analyser for å gi referanseverdier til våre kunder, forbedre tjenestene våre og markedsføre tjenestene våre. Resultatene fra våre analyser vil aldri identifisere en bestemt bruker- eller Xref-kunde.
4.3 Vi bruker Stripe for noen av våre betalingstjenester, analyser og andre forretningstjenester. Stripe samler inn identifiserende informasjon om enhetene som kobles til tjenestene. Stripe bruker denne informasjonen til å drifte og forbedre tjenestene den gir oss, blant annet for å oppdage svindel. Du får mer informasjon om Stripe og kan lese personvernerklæringen på https://stripe.com/privacy.
5.1 Vi oppbevarer personopplysningene dine i et elektronisk format. For å sikre at personopplysningene dine er sikre, bruker vi ISO 27001-sertifiserte sikkerhetsstandarder og opplysningene dine krypteres under overføringer og lagring. Andre tjenesteleverandører kan behandle opplysningene på våre vegne, men kun med det formål å tilby våre tjenester. I tilfeller der en tjenesteleverandør har tilgang til opplysningene dine, krever vi at de overholder våre godkjente sikkerhetsstandarder for å sikre fortsatt beskyttelse av personopplysningene dine. Kun autorisert personale kan få tilgang til personopplysningene dine, og prosedyrene våre sikrer at personopplysningene dine kun er tilgjengelig for ansatte når det er nødvendig. Vi kontrollerer og overvåker ansattes tilgang til, og håndtering av, personopplysninger.
5.2 Vi vil oppbevare dine personopplysninger og sensitive personopplysninger etter anvisning fra arbeidsgiveren, eller hvor vi er behandlingsansvarlig når vi ikke lenger trenger det til formålene det ble samlet inn for. Xref vil overholde sine forpliktelser til å ødelegge, slette eller deidentifisere dine personopplysninger i samsvar gjeldende lov.
5.3 Xref beskytter personopplysningene som er i Xrefs besittelse eller kontroll ved å gjennomføre hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang, innhenting, bruk, utlevering, kopiering, endring, ødeleggelse eller lignende risiko. Du bør være oppmerksom på at konfidensialitet og sikkerhet ikke er sikret når informasjon overføres via e-post eller trådløs kommunikasjon.
5.4 Xref er ikke ansvarlig for tap eller skade som følge av brudd på sikkerhet eller konfidensialitet når informasjon er sendt ved e-post eller trådløs kommunikasjon.
I enkelte begrensede omstendigheter kan Xref dele personopplysningene dine med en virksomhet i utlandet. Generelt sett er dette under omstendigheter der vi har engasjert en tredjepart til å gjennomføre oppgaver på våre vegne, for eksempel ved bruk av underdataprosessorer. I slike tilfeller kan personopplysninger, som definert i kapittel 3, oppgis til underdataprosessorer i utlandet. Detaljene rundt dette og hvilke steder dette kan skje, finner du på https://www.xref.com/sub-processors
7.1 Dine personopplysninger kan hentes frem av arbeidsgivere, kandidater, referansepersoner og/eller våre tjenesteleverandører (alt etter omstendighetene), og/eller bli oppbevart i et annet land enn det du befinner deg i, hvor personvernlovgivningen kan være svakere enn i ditt land. Vi vil under enhver omstendighet beskytte personopplysninger som angitt i vår personvernerklæring.
7.2 Når vi overfører personopplysninger fra Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS) til en stat utenfor EØS, kan vi bli pålagt å treffe spesifikke sikkerhetstiltak i tillegg for å sikre personopplysningene. Visse land utenfor EØS har blitt godkjent av EU-kommisjonen som land som gir i det vesentlige tilsvarende beskyttelse som EØS-lovgivningen om personvern, og det kreves derfor ikke ytterligere garantier for å overføre personopplysninger til disse statene. I stater som ikke har slik godkjenning (se hele listen her), vil vi etablere rettslig grunnlag for slik overføring, f.eks. standardvilkår godkjent av EU-kommisjonen, eller andre rettslige grunnlag som er tillatt etter gjeldende regler.
7.3 Vennligst ta kontakt som opplyst i punktet med kontaktinformasjon under hvis du ønsker en kopi av de spesifikke sikkerhetstiltakene som gjelder for overføring av dine personopplysninger.
8.1 Du har rett til å få tilgang til personopplysningene som Xref har lagret om deg, og du har også rett til å få korrigert feil informasjon. Dersom du vil ha en kopi av personopplysningene som Xref har lagret om deg, eller hvis du krever å få korrigert personopplysninger som Xref har lagret om deg, kan du kontakte personvernombudet vårt, som er ansvarlig for Xrefs overholdelse av denne personvernerklæringen. Personvernombudet kan kontaktes på følgende måte:
Adresse: Xref Limited, 17/13 Hickson Road, Dawes Point, Sydney, NSW 2000, Australia
E-post: privacy@xref.com
Telefon: +61 2 8244 3099
8.2 Xref har en egen personvernansvarlig som har ansvar for at Xref overholder denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen kan du kontakte personvernansvarlig på adressen 17/13 Hickson Road, Dawes Point, Sydney, NSW 2000, Australia eller på e-postadressen privacy@xref.com
8.3 Xref oppbevarer opplysningene angitt i avsnitt 3.4 og 3.5 som en databehandler for arbeidsgiveren. Dette betyr at hvis du ønsker å utøve dine rettigheter som registrert må du henvende deg til arbeidsgiveren, hvoretter Xref vil hjelpe arbeidsgiveren med å svare etter arbeidsgiverens anvisning. I forhold til opplysningene i avsnitt 3.3 er Xref behandlingsansvarlig og i forbindelse med slike opplysninger kan du ha rett til å kreve at vi:
(a) gi deg ytterligere opplysninger om vår bruk av dine personopplysninger;
(b) gi deg en kopi av personopplysningene du har gitt oss;
(c) oppdatere unøyaktigheter I personopplysningene vi oppbevarer;
(d) slette personopplysninger vi ikke lenger har rettslig grunnlag for å bruke;
(e) der behandlingen er basert på samtykke, å tilbakekalle samtykket slik at vi stanser den aktuelle behandlingen;
(f) å be oss om å overføre elektronisk personopplysninger du har gitt oss og som vi fremdeles oppbevarer til en tredjepart;
(g) protestere mot enhver databehandling basert på legitime interesse, med mindre vår begrunnelse for å gjennomføre behandlingen er mer tungtveiende enn motforestillingene iht. dine personvernrettigheter; og
(h) begrense hvordan vi bruker dine personopplysninger mens en klage blir vurdert.
8.4 Din utøvelse av disse rettighetene for registrerte er underlagt visse unntak for å beskytte allmenne interesser (for eksempel forebygging eller avdekking av kriminalitet) og våre interesser (for eksempel sikre rettslig konfidensialitet “legal privilege”). Hvis du utøver noen av disse rettighetene, vil vi kontrollere din berettigelse og i de fleste tilfeller svare innen en måned
8.5 Hvis du ikke er fornøyd med vår bruk av dine personopplysninger eller våre tilbakemeldinger på din utøvelse av disse rettighetene, har du rett til å klage til ditt lokale personvernombud. Hvis du befinner deg i EØS-området en liste over tilsynsmyndigheter og deres kontaktinformasjon finnes her.
8.6 Dersom du skulle ende i et juridisk tvistemål i Australia om personopplysningene Xref har lagret om deg, og som dekkes av personvernerklæringen, vil vi undersøke saken og gi deg et formelt skriftlig svar. Vanligvis får du svar innen 30 dager. Vi vil undersøke og behandle klagen din på en rettferdig og effektiv måte, innen rimelig tid. Du kan kontakte oss på:
Adresse: Xref Limited, 17/13 Hickson Road, Dawes Point, Sydney, NSW 2000, Australia
E-post: privacy@xref.com
Telefon: +61 2 8244 3099
Dersom du ikke er fornøyd med svaret vårt, kan du sende en klage til Office of the Australian Information Commissioner (OAIC). OAIC kan kontaktes på:
På nett: www.oaic.gov.au
E-post: enquiries @oaic.gov.au
Per post: Office of the Australian Information Commissioner, GPO Box 5218 Sydney, NSW 2001
Xref's nettside bruker følgende cookies (informasjonskapsler):
sessionid: å lagre data fra en pålogget brukers besøk på nettsiden. Dette er hvordan vi identifiserer hvem som er pålogget når vedkommende ber om en handling.
csrftoken: å hindre cross site request svindel (“CSRF”). Dette sikrer at kun skjemaer som har sin opprinnelse fra vår nettside kan brukes for å returnere opplysninger. Hvis du ikke ønsker bruk av disse Cookiene vennligst deaktiver dem ved å følge instruksjonene på din browser, som finnes her. Vennligst vær oppmerksom på at noen av tjenestene ikke vil fungere like godt dersom cookiene er deaktivert.
10.1 Vi kan endre innholdet på våre nettsider og hvordan vi bruker cookies, og derfor kan vår personvernerklæring og våre retningslinjer for bruk av cookies endres fra tid til annen i fremtiden. Hvis vi endrer personvernerklæringen og/eller våre retningslinjer for bruk av cookies, oppdaterer vi datoen den sist ble endret under. Hvis disse endringene er viktige, vil vi tydelig angi dette på vår nettside
10.2 Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 6. januar 2019: for tidligere kopier av Xrefs personvernerklæring vennligst kontakt vår personvernansvarlige på adresse som opplyst I punkt 7 over.
Bilag A: rettslig grunnlag
Rettslige grunnlag for å forsvare bruk av personopplysningene
Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR), er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle personopplysningene, Bruk av personopplysninger i henhold til europeisk personvernlovgivning må begrunnes av et "rettslig grunnlag", og vi har angitt grunnlaget for hver bruk over. Forklaringene på de rettslige grunnlagene som begrunner bruken av dine personopplysninger er som følger:
Samtykke: når du har samtykket I vår bruk av dine opplysninger (du skal ha mottatt en samtykkeerklæring I forbindelse med enhver slik bruk og kan trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte oss slik det fremgår i punktet med kontaktinformasjon over).
Oppfyllelse av kontraktsforpliktelser: når dine opplysninger er nødvendige for å inngå eller gjennomføre vår avtale med deg.
Rettslige forpliktelser: når vi trenger å bruke dine personopplysninger for å overholde rettslige forpliktelser.
Legitime interesser: når vi bruker dine personopplysninger for å oppnå en legitim interesse og vår begrunnelse for å bruke opplysningene er mer tungtveiende enn motforestillingene iht. dine personvernrettigheter
Rettslige krav: når dine opplysninger er nødvendige for at vi skal kunne forsvare, forfølge eller fremme et krav mot deg, oss eller en tredjepart.
